ระบบจัดการเอกสาร DMS คืออะไร?

ระบบจัดการเอกสาร DMS (Document Management System) คือระบบที่ช่วยจัดเก็บ ค้นหา ควบคุมเวอร์ชัน และกำหนดขั้นตอนการใช้เอกสาร ตั้งแต่สร้าง ตรวจทาน อนุมัติ เผยแพร่ ไปจนถึงเก็บรักษาหรือทำลายตามนโยบายองค์กร จุดต่างจากการฝากไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์คือ DMS จัดการทั้งเอกสารและกระบวนการรอบเอกสาร

องค์กรควรพิจารณา DMS เมื่อทีมมีเอกสารหลายประเภท หลายเวอร์ชัน หรือมีขั้นตอนอนุมัติและข้อกำหนดการเข้าถึง หากปัญหามีเพียงพื้นที่จัดเก็บไม่พอ อาจเริ่มจากระบบจัดเก็บไฟล์ที่มีอยู่ก่อน แล้วประเมินว่าต้องเพิ่มการควบคุมและ Workflow ใด

DMS ต่างจากการเก็บไฟล์บน Cloud อย่างไร?

พื้นที่ Cloud ช่วยเก็บและแชร์ไฟล์ ส่วน DMS เพิ่มการจัดประเภท Metadata สิทธิ์ผู้ใช้ ประวัติเวอร์ชัน และขั้นตอนควบคุมเอกสาร คุณสมบัติจริงขึ้นกับแพลตฟอร์มและการตั้งค่า จึงควรตรวจว่าไฟล์ฉบับอนุมัติ ใครเข้าถึงได้ และค้นจากข้อมูลอะไรได้บ้างก่อนเลือก

Microsoft อธิบายการจัดการเอกสารว่าเกี่ยวข้องกับ Metadata ที่จัดเก็บ สิทธิ์ในแต่ละช่วง และการเคลื่อนเอกสารผ่านการสร้าง ตรวจทาน อนุมัติ และเผยแพร่ ไม่ใช่เพียงการอัปโหลดไฟล์ (องค์ประกอบของ Document Management)

ระบบ DMS ควรมีฟังก์ชันอะไรบ้าง?

• หมวดและ Metadata: ประเภทเอกสาร หน่วยงาน เจ้าของ วันที่ สถานะ และรหัสอ้างอิง
• ค้นหา: ค้นจากชื่อ เนื้อหา หรือคุณสมบัติที่องค์กรกำหนด ทั้งนี้การค้นในไฟล์สแกนต้องพิจารณา OCR แยกต่างหาก
• สิทธิ์เข้าถึง: จำกัดตามบทบาท ทีม โครงการ หรือความลับของเอกสาร และทบทวนสิทธิ์เมื่อคนย้ายงาน
• Version History: เห็นฉบับก่อนหน้า ผู้แก้ไข และเวลาที่เปลี่ยน พร้อมกติกาว่าฉบับใดถือว่าอนุมัติ
• Review และ Approval: มอบหมายผู้ตรวจ ลำดับอนุมัติ วันครบกำหนด และเหตุผลเมื่อส่งกลับแก้
• Audit และ Retention: บันทึกเหตุการณ์และกำหนดระยะเวลาเก็บตามนโยบายและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง
• เชื่อมระบบ: เชื่อมระบบบัญชี ERP CRM หรือ e-Signature เมื่อช่วยลดการคีย์ซ้ำและมีขอบเขตข้อมูลชัด
• Backup และกู้คืน: มีแผนสำรอง ทดสอบการกู้คืน และกำหนดผู้รับผิดชอบ

ตัวอย่างการใช้ DMS ในองค์กร

เอกสารจัดซื้อและบัญชี

เก็บใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และหลักฐานประกอบโดยผูกกับเลขเอกสารหรือรายการในระบบบัญชี ช่วยค้นคืนเมื่อต้องตรวจสอบ แต่ไม่ควรถือว่า DMS ทำหน้าที่แทนระบบบัญชีหรือการอนุมัติทางการเงิน

สัญญาและเอกสารบุคลากร

จำกัดการเข้าถึงตามบทบาท บันทึกวันเริ่มและวันหมดอายุ พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบต่ออายุ การเก็บรักษาและสิทธิ์ต้องออกแบบตามนโยบายและข้อกฎหมายขององค์กร

มาตรฐานและคู่มือปฏิบัติงาน

เผยแพร่เฉพาะฉบับที่ผ่านการอนุมัติ และยกเลิกการใช้งานฉบับเก่าอย่างเป็นระบบ ลดโอกาสที่ทีมจะหยิบเอกสารคนละฉบับไปทำงาน

เริ่มใช้ DMS อย่างไรให้ค้นหาเจอและคนยอมใช้?

1. สำรวจประเภทเอกสาร เจ้าของ และข้อกำหนดการเก็บรักษา
2. เริ่มจากเอกสารกลุ่มหนึ่งที่มีปัญหาชัด ไม่ย้ายทุกไฟล์พร้อมกัน
3. กำหนด Metadata ให้พอค้นหาได้โดยไม่สร้างช่องกรอกเกินจำเป็น
4. ออกแบบสิทธิ์และ Workflow โดยคำนึงถึงผู้ใช้แต่ละบทบาท
5. ทดลองค้นหา อนุมัติ และกู้คืนเวอร์ชันด้วยกรณีจริงก่อนขยาย

อย่าสับสนระหว่างการสำรองข้อมูลกับการเก็บเอกสารตามนโยบาย การมีไฟล์สำรองไม่ได้แทนการกำหนดว่าเอกสารใดเป็นฉบับทางการ ใครดูได้ หรือควรเก็บนานเท่าไร

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบจัดการเอกสาร DMS